من أشهر الأدوات الاستراتيجية مؤخرا في وضع الأهداف وتقييم الأداء على مستوى المنظمات والفرق والأفراد هي KPI أو OKR.
في الأسطر القادمة سنتناول هذه الأداتين, التي بينها نقاط تشابه واختلاف, ومواضع مناسبة يستحسن اختيار واحدة على الأخرى, وربما في مواضع قد يستخدمان معا.
بداية KPI (Key Performance Indicators)
في التعريف البسيط لهذه الأداة هو
A quantifiable measure of performance over time for a specific objective
لو قمنا بتعريب بسيط يساعدنا على الفهم: معيار رقمي للقياس التقدم في إطار زمني لهدف معين.
لنضع هذا التعريف في قالب عملي على ثلاث مراحل
1- سنقوم بصياغة هدف معين وليكن (زيادة عدد المبيعات لمنتج X).
2- لنجعل لهذا الهدف معيار رقمي قابل للقياس (زيادة عدد المبيعات لمنتج X بنسبة 10 بالمئة).
3- لنضع إطار عملي لهذا المعيار (زيادة عدد المبيعات لمنتج X بنسبة 10 بالمئة خلال الربع الثاني من السنة).
هذا هو الشكل العام لوضع معايير ومتابعتها باستخدام أداة KPI.
كل ما نحتاج له لاستخدام هذه الأداة هو وضوح في الأهداف والإطار الزمني الخاص بها, ويتم تحديد أهداف كبرى للمنظومة (الشركة أو المؤسسة) ثم يقوم كل فريق بوضع الأهداف الخاصة به التي تساهم في تحقيق هدف المنظومة, ويقوم كل فرد في الفريق بوضع الأهداف الخاصة به التي تساهم في تحقيق هدف الفريق.
نظام رائع جدا وبسيط لوضع الأهداف, ومتابعة التقدم بطريقة واضحة وبسيطة.
يستخدم تقريبا في معظم الأحوال, مثل تأسيس أعمال أو فرق جديدة, أو تنظيم أعمال واجراءات قائمة, أيضا مناسب لتحفيز فرق تقوم بأعمال رائعة.
يسعى كل فريق لإنجاز أهدافهم بنسبة مئة بالمئة أو تجاوزه, ليتم تقييم الهدف على أنه هدف منجز ومحقق, وربما إرفاق بعض التبريرات في حال عدم تحقيق الهدف.
كانت هذه جولة بسيطة (ربما غير شاملة) لتعريف بـ KPI.
لننتقل بشكل سريع إلى
OKR وهو (Objectives and Key Results)
ناخذ تعريف أولي وبعد ذلك نحاول تعريبه وفهم طريقة توظيفة
a collaborative goal-setting methodology used by teams and individuals to set challenging, ambitious goals with measurable results.
أسلوب تعاوني لوضع الأهداف يستخدم بين الفرق والأفراد لتحديد أهداف طموحة قابلة للقياس.
بداية طريقة وضع OKR لابد أن تتسم ببعض الأمور وهي
توضع بشكل جماعي بمعنى أن الفرق المشاركة في تحقيق الأهداف تساهم في اختيار الأهداف.
الأهداف تكون طموحة (ربما حالمة) لدرجة أنه من المستبعد أن يتم تحقيقها 100%, ويعد تحقيق 60 إلى 70% هو المتوقع.
أن تكون محددة وقابلة للقياس.
لنأخذ المثال السباق “زيادة عدد المبيعات لمنتج X بنسبة 10 بالمئة خلال الربع الثاني من السنة” ونعيد صياغته بأسلوب OKR
فيكون الهدف (زيادة عدد المبيعات لمنتج X بنسبة 40 بالمئة خلال الربع الثاني من السنة)
أو (زيادة عدد المبيعات لمنتج X بنسبة 10 بالمئة كل شهر)
فيكون تحقيق 70% من الهدف هو الأمر المتوقع بحكم أن الهدف طموح, وتحقيق 100% من الهدف يعد قفزة في الهدف.
أعد قراءة المثال مرتين وسيكون واضح 😂
متى يستخدم؟
يستخدم غالبا في الفرق الطموحة والمتحفزة, ويضع الكثير من الضغط على فريق العمل, والهدف الرئيسي منه هو تحفيز الفريق لأخذ خطوات طموحة ومضاعفة المجهود أو الإبداع والابتكار لتحقيق أهداف صعبة المنال.
هذه كانت لمحة بسيطة عن هذه الأداة.
ونرى تشابه كبير بينهم بأنهم يحددون الأهداف ويحرصون على أن تكون قابلة للقياس, ونرى اختلاف في أسلوب وقياس تحديد الهدف النهائي.
قد تستخدم المنظمات أحد هذه الأدوات أو تستخدم كلا الأداتين, بأن تضع المنظومة أهداف باستخدام وليكن KPI ويقوم الأفراد بوضع أهدافهم بأسلوب OKR أو العكس.
الهدف الأسمى من تبني هذه الأدوات في المنظمات وفرق العمل هو وضوح الرؤية والمستهدفات على مستوى المنظومة, ثم إشعار الفرق والأفراد بالمسؤولية تجاه هذه المستهدفات وبيان دورهم في المساهمة فيها, فيتضح لكل فرد دوره والمطلوب منه, فيكون ذلك حافز قوي للفرق والأفراد في أن تحقق أكبر قدر من المساهمة في تقدم المنظمومة.